Tài liệu hành chính của Ngành là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về tổ chức và quản lý của Ngành (bao gồm văn bản gửi đến và văn bản do cơ quan BHXH các cấp ban hành) như: Luật, pháp lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
Tài liệu nghiệp vụ của Ngành là tài liệu phản ánh các hoạt động nghiệp vụ của Ngành: thu, chi, cấp sổ, thẻ, tài liệu giám định BHYT; tài liệu khoa học kỹ thuật (đồ án, thiết kế các công trình xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học); tài liệu kế toán. Xét về mặt loại hình, hồ sơ hưởng các chế độ BHXH cũng là tài liệu nghiệp vụ, tuy nhiên xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của Ngành, nhóm tài liệu này được hình thành tương đối lớn nên có thể tách thành một nhóm riêng.
Về khái niệm tài liệu lưu trữ, lưu trữ học Mac xít giải thích: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi tắt là các cơ quan) và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ có các đặc điểm: chứa đựng những thông tin về quá khứ; là bản gốc, bản chính của các văn bản, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp; là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Là tài liệu lưu trữ, nên tài liệu lưu trữ của Ngành BHXH cũng có những đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ theo quan niệm Mac xít. Xuất phát từ những đặc điểm đó, tài liệu lưu trữ của Ngành BHXH có vai trò quan trọng: phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan BHXH các cấp trong việc nghiên cứu đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác, giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho các đối tượng tham gia, cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan, Ngành.
Thực tế cho thấy, trong công tác lãnh đạo và quản lý, người ta không thể tách rời hiện tại và quá khứ. Những bài học kinh nghiệm đã qua, những số liệu đã được đúc kết sẽ là những căn cứ đáng tin cậy để người lãnh đạo và quản lý xây dựng chương trình, kế hoạch, định hướng đúng cho sự phát triển của hiện tại và tương lai của Ngành nói chung, từng cơ quan BHXH các cấp, đơn vị nói riêng, có thể tránh được những sai lầm đã mắc phải trong quá khứ. Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý của cơ quan, là căn cứ xác thực để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính.
Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia"; Đảng ta cũng đã chỉ rõ: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Có thể nói rằng, nếu “tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” (pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001), thì tài liệu lưu trữ của Ngành BHXH là di sản của Ngành BHXH, có giá trị quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và phát triển Ngành. Chính vì vậy, cần tăng cường và phát huy hơn nữa giá trị tài liệu lưu trữ của Ngành BHXH.
Hiện nay, trong ngành BHXH, công tác lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH đã tương đối nề nếp; tuy nhiên công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ còn nhiều hạn chế. Theo quy định: hồ sơ, tài liệu của các đơn vị sau khi giải quyết xong thì để lại đơn vị một năm, sau đó giao nộp vào lưu trữ cơ quan (Tại BHXH Việt Nam là Trung tâm Lưu trữ; tại BHXH tỉnh, thành phố là Phòng Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ); đối với những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu, thủ trưởng đơn vị có tài liệu thấy cần thiết phải giữ thêm ở đơn vị, có thể kéo dài thời hạn giao nộp cho lưu trữ cơ quan, nhưng không quá 01 năm so với thời hạn nộp lưu (Điều 6 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 1515/QĐ-BHXH ngày 21/10/2003 và sau này là Điều 6 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 1433/QĐ-BHXH ngày 08/10/2010). Tuy nhiên các đơn vị chưa thực hiện nghiêm quy định này. Hầu như hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng nào vẫn do đơn vị đó tự quản lý.
 Một số đơn vị đã thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan nhưng chưa giao nộp hết hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ, chủ yếu còn giao nộp theo bó, gói, cặp hoặc thùng tôn, ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị của tài liệu lưu trữ.
Tại BHXH các tỉnh, thành phố (sau đây gọi chung là BHXH tỉnh), kho bảo quản tài liệu chưa được bố trí hợp lý, diện tích kho nhỏ hẹp, phân tán, chưa được trang bị đầy đủ các trang thiết bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; việc chỉnh lý, phân loại, xác định thời hạn bảo quản tài liệu chưa thực hiện tốt; một số loại tài liệu hết giá trị chưa được đưa ra xem xét để tổ chức tiêu huỷ; cán bộ làm công tác lưu trữ còn thiếu và yếu về chuyên môn, nghiệp vụ; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử; một số BHXH tỉnh chưa thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy định.
Việc không thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị vào lưu trữ cơ quan dẫn đến những hạn chế sau:
- Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan không được tập trung vào một đầu mối nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc quản lý và phục vụ nhu cầu nghiên cứu sử dụng của cán bộ, công chức trong cơ quan, Ngành;
- Cán bộ, công chức của các đơn vị không có nghiệp vụ lưu trữ nên hồ sơ, tài liệu không được sắp xếp, bảo quản một cách khoa học, không đáp ứng mục tiêu phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài. Mặt khác việc không giao nộp kịp thời hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu chất đống, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng, đồng thời làm cho diện tích làm việc hiện đang quá chật của các đơn vị càng thêm bề bộn hồ sơ;
- Hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc do các cá nhân nghỉ hưu, chuyển công tác không bàn giao lại cho đơn vị hoặc nộp vào lưu trữ cơ quan;
- Do không thu thập được đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị nên lưu trữ cơ quan rất khó khăn trong việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Quốc gia theo quy định.
Để công tác lưu trữ của Ngành nói chung, của từng cơ quan BHXH ở Trung ương cũng như địa phương nói riêng từng bước đi vào nề nếp, phát triển, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng lớn mạnh của Ngành, sớm khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Ngành, chúng ta cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau:
Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác này trong cán bộ, công chức, viên chức của Ngành.
Thứ hai, cán bộ lưu trữ cần được đào tạo, bồi dưỡng nắm chắc chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ. BHXH các cấp cần quan tâm thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với cán bộ lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán bộ lưu trữ. Ngược lại, cán bộ làm công tác lưu trữ cũng cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc được giao.
Thứ ba, cần hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước mắt, tập trung vào các văn bản như: Quy định về công tác lưu trữ của cơ quan; văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành; văn bản quy định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
BHXH Việt Nam đã ban hành Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam kèm theo Quyết định số 1433/QĐ-BHXH ngày 08/10/2010. BHXH tỉnh căn cứ Quy đinh này để sửa đổi, hoặc ban hành mới Quy định về công tác lưu trữ của BHXH tỉnh, nhằm cụ thể hoá các nội dung chỉ đạo về công tác lưu trữ của địa phương.
BHXH Việt Nam cũng đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan BHXH Việt Nam kèm theo Quyết định số 5072/QĐ-BHXH ngày 01/12/2008; Công văn số 4180/BHXH-TTLT ngày 14/11/2006 hướng dẫn thực hiện một số điểm trong quy định về công tác lưu trữ (chủ yếu là hướng dẫn về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ tại BHXH các tỉnh). Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện và theo Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì thời hạn bảo quản tài liệu đối với một số loại hồ sơ, tài liệu được quy định trong các văn bản trên cần phải sửa đổi cho phù hợp.
Để làm tốt công tác lưu trữ, cần làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành. Lập hồ sơ tốt sẽ giúp ích cho cán bộ trong cơ quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng khi họ đang giữ hồ sơ, tài liệu; tạo điều kiện để thống kê hồ sơ, tài liệu chặt chẽ, rõ ràng khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; giúp cán bộ lưu trữ đỡ tốn nhiều thời gian công sức trong khâu tổ chức lưu trữ tài liệu.
Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định. Việc lập hồ sơ phải do các cán bộ thực hiện trực tiếp trong quá trình giải quyết công việc được giao mới phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình giải quyết công việc hay vấn đề, sự việc cụ thể (gọi là lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư). Điều đó có nghĩa là lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư đảm bảo lưu giữ được đầy đủ các văn bản trong hồ sơ. Mặt khác, chỉ có cán bộ trực tiếp làm việc tại đơn vị chức năng mới thực sự hiểu được giá trị của tài liệu hình thành trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đó, vì vậy sẽ dự kiến được thời hạn bảo quản sát với giá trị tài liệu. Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ kế thừa và chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập nếu cần thiết như khôi phục, phục hồi hồ sơ ở giai đoạn lưu trữ. Nếu công việc đã giải quyết xong ở giai đoạn văn thư mà tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ sơ, khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan, cán bộ lưu trữ phải thực hiện lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý tài liệu. Việc chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn xộn tiếp nhận từ các đơn vị gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí và dễ dẫn đến tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chất lượng do tài liệu thu thập không đầy đủ. Vì vậy, cần thiết phải ban hành văn bản hướng dẫn chỉ đạo về lập hồ sơ hiện hành và nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ khi thực hiện nhiệm vụ được giao.
Việc ban hành Quy định thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan cũng không kém phần quan trọng: nhằm mục đích bảo đảm thu thập một cách đầy đủ, chính xác và thống nhất hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị vào lưu trữ cơ quan, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng của cán bộ, công chức cơ quan, Ngành; đồng thời đảm bảo nguồn tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ Quốc gia. Quy định này còn là căn cứ quan trọng để các cá nhân, đơn vị trực thuộc cơ quan chủ động lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và tiến hành lựa chọn, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào lưu trữ; tạo thuận lợi cho lưu trữ cơ quan khi tiến hành thu thập tài liệu từ các đơn vị để tổ chức lưu trữ.
Trung tâm Lưu trữ đã xây dựng trình Tổng Giám đốc ký Quyết định số 1288/QĐ-BHXH ngày 30/10/2009 ban hành Quy định thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trực thuộc, các tổ chức đảng, đoàn thể cơ quan BHXH Việt Nam thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ. Quy định này chỉ áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam ở Trung ương. Để thuận lợi cho công tác thu thập hồ sơ, tài liệu tại BHXH tỉnh, BHXH huyện, phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH các tỉnh cần sớm triển khai nghiên cứu, xây dựng trình Giám đốc BHXH tỉnh xây dựng quy định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào BHXH tỉnh, BHXH huyện. Khi xây dựng quy định này, BHXH tỉnh không chỉ căn cứ vào các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Nhà nước, của BHXH Việt Nam mà còn phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của từng đơn vị trực thuộc BHXH tỉnh,  và BHXH huyện. Vì vậy quy định thành phần hồ sơ, tài  liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ BHXH tỉnh, BHXH huyện phải do Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ tại từng BHXH tỉnh xây dựng trình Giám đốc BHXH tỉnh ban hành mới đảm bảo tính sát thực, khả thi.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một trong những công cụ chủ yếu được sử dụng trong công tác xác định giá trị tài liệu; là cơ sở để lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản tại lưu trữ cơ quan và lưu trữ Quốc gia. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là cơ sở để Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan xem xét, quyết định việc loại huỷ tài liệu; giúp cán bộ lưu trữ tránh được sự chủ quan, phiến diện trong khi xác định giá trị tài liệu. Đồng thời, bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành sẽ được vận dụng để ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ từ giai đoạn văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị.
Xác định giá trị tài liệu là nhiệm vụ khó khăn, phức tạp. Để xác định được chính xác thời hạn bảo quản của mỗi loại hồ sơ, tài liệu, bên cạnh việc vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lý luận xác định giá trị tài liệu để định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu cụ thể, cần nắm vững thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, phải đối chiếu nội dung tài liệu với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để thấy được ý nghĩa của chúng trong thực tế. Đồng thời cần quan tâm đến mối liên hệ giữa tài liệu với tài liệu và giữa cơ quan với cơ quan để xác định được giá trị mọi mặt của tài liệu. Có như vậy thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu mới được xác định một cách chính xác, khoa học, tránh được phiến diện, chủ quan.
Xác định giá trị tài liệu là việc quyết định số phận tài liệu có được lưu trữ vĩnh viễn hay chỉ lưu trong một thời gian nhất định rồi tiêu huỷ.Tài liệu đã tiêu huỷ rồi thì không thể làm lại được. Vì vậy toàn bộ hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn theo số năm cụ thể cần phải xem xét kiểm tra đánh giá lại giá trị tài liệu trước khi chúng thực sự hết thời hạn bảo quản.
Thứ tư, tăng cường sự chỉ đạo của Lãnh đạo Ngành, lãnh đạo BHXH tỉnh, BHXH huyện và sự phối hợp của các đơn vị để hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngành nói chung, của từng cơ quan BHXH các cấp nói riêng được quản lý tập trung tại một đầu mối là bộ phận lưu trữ cơ quan, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc bảo vệ, bảo quản nguồn sử liệu quan trọng của cơ quan, Ngành, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, sử dụng lâu dài của cán bộ, công chức trong cơ quan, Ngành;
Thứ năm, từng bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn từ Trung ương đến địa phương. Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ...
Thứ sáu, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ trong Ngành; tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất các biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết;
Thứ bảy, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Ngành BHXH, tài liệu lưu trữ hành chính, nghiệp vụ của Ngành cũng ngày càng có số lượng lớn. Vì vậy, cần tăng cường các biện pháp lưu trữ bằng các phương tiện hiện đại, dần từng bước hạn chế việc lưu trữ bằng chất liệu giấy, nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong các kho lưu trữ của Ngành. Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp thực hiện BHXH đối với mọi người lao động, BHYT toàn dân của Ngành.
 Tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ của Ngành chính là nhằm đảm bảo nguồn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực quá trình hình thành và phát triển của Ngành, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động của Ngành được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ của Ngành được lưu giữ đầy đủ sẽ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệp góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng chính là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Cách 1: Đăng ký qua SMS
Soạn tin nhắn với cú pháp: VIT HOC gửi 8777
Nhập mã đăng ký nhận được vào khung sau: Kiểm tra
Lưu ý: Mã chỉ được dùng 1 lần duy nhất. Vì thế bạn hãy cẩn thận khi nhập mã đăng ký

Cách 2: Đăng ký qua tài khoản