Đăng nhập

Danh mục bài giảng

Bộ đếm

  • Phút online: 1.419
  • Tổng lượt truy cập: 4.821.051

Hỗ trợ trực tuyến


Thời gian hỗ trợ từ:
Trưa: 11h đến 14h
Enable GingerCannot connect to Ginger Check your internet connection
or reload the browserDisable in this text fieldEditEdit in GingerEdit in Ginger×
OCOP
20 NĂM KINH TẾ XANH VỚI TS MỘC QUẾ
smart city
NÔNG NGHIỆP SẠCH
HÀNH TRÌNH
du học Nhật bản

Tiếp đãi khách tại cơ quan của người thư ký

Đăng lúc: Chủ nhật - 02/12/2012 01:07
Nguyên tắc chung của việc tiếp khách  Thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, sốt sắng giải quyết yêu cầu của khách.  Cho dù có thỏa mãn mục đích của khách hay không, cũng phải chu đáo tiếp đón.  Nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.  Tế nhị và kiên quyết khi từ chối.  Trong khi xử lý các cuộc viếng thăm, thư ký có thể phải ứng phó với nhiều tình huống phát sinh bất ngờ, đặc biệt là khi khách tỏ ra thiếu bình tĩnh. Tuy vậy, về nguyên tắc, thư ký phải luôn tôn trọng khách, giải quyết tình huống với thái độ nhẫn nại, lịch sự kiên quyết nhưng khéo léo. Trong bất cứ trường hợp nào, hình tượng tổ chức cũng như quan hệ với khách cũng phải được giữ gìn tốt đẹp.
Đón tiếp và chào hỏi khách
Là thủ tục đầu tiên, phải được thực hiện đúng nghi thức xã giao. Thư ký cần niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu mình với khách. Lưu ý:
-         Đối với những khách quen thuộc, có quan hệ lâu dài và quan trọng với tổ chức, thư ký phải ghi nhớ tên họ, chức vụ và tên công ty, tổ chức công tác của khách nhằm chào hỏi một cách thân mật, chính xác bằng tên hay chức vụ, tránh khách sáo như đối với khách lần đầu viếng thăm.
-         Nếu khách không chủ động tự giới thiệu lại thì thư ký lịch sự hỏi, gợi ý cho khách trả lời.
-         Do sự đa dạng, tùy văn hóa giao tiếp của từng vùng hay quốc gia khác nhau của những cử chỉ, cách chào hỏi, thư ký nên để cho khách biểu lộ trước rồi lịch sự đáp lại ngay sau đó.
Tạo điều kiện thoải mái cho khách
-         Hướng dẫn khách chỗ để mũ, áo choàng hay các vật dụng cá nhân khác không cần thiết mang theo trong khi hội kiến.
-         Mời khách ngồi, tiếp nước cho khách.
-         Nếu khách phải chờ do thư ký đang tiếp điện thoại hay có việc quan trọng không thể dừng lâu, thư ký nên mời khách đọc báo, tạp chí sẵn có tại tổ chức.
Tìm hiểu mục đích viếng thăm của khách
Là việc tối cần thiết trong khi tiếp khách nhằm phân loại khách đến thăm để có cách xử lý thích hợp. Thông thường, đối với các cuộc hẹn gặp được sắp xếp trước với mục đích gặp gỡ đã có xác định trước hay với khách đến liên hệ kinh doanh, công tác, khách đến sẽ tự cho biết chính xác mục đích của họ ngay. Một trong các hình thức tự giới thiệu phổ biến là trao danh thiếp, thư giới thiệu.
Trong trường hợp khách không chủ động cho biết lý do hoặc cố tình không nhắc đến mục đích viếng thăm, người thư ký cần hết sức tế nhị, khôn ngoan, kiên nhẫn tìm hiểu điều đo. Nếu cần thiết, phải làm cho khách hiểu đây là nguyên tắc làm việc nhưng vừa tránh xúc phạm khách vừa thực hiện với sự kiên quyết và nụ cười trên môi.
Cách giải quyết
-         Đối với khách đến có hẹn trước, thư ký cần nhanh chóng hướng dẫn khách thực hiện cuộc viếng thăm.
-         Đối với khách không có lịch hẹn, trước tiên, mời khách ngồi đợi, tiếp nước hay có thể đưa báo cho khách đọc trong thời gian thư ký liên hệ, xin ý kiến giải quyết của Thủ trưởng, cá nhân hay bộ phận có liên quan.
-         Sau đó, tùy theo kết quả phản hồi, thư ký sẽ đưa khách gặp Thủ trưởng.
Đánh giá bài viết
Tổng số điểm của bài viết là: 6 trong 2 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Ý kiến bạn đọc

 

Thăm dò ý kiến

Bạn quan tâm đến kỹ năng nào nhất?

Kỹ năng anh văn siêu tốc

Phương pháp luận TC

Kỹ năng nghề ẩm thực

Kỹ năng trang điểm

Kỹ năng kinh doanh internet

Kỹ năng điện ảnh

Kỹ năng XD văn hóa DN

Kỹ năng XD văn hóa GĐ

30 kỹ năng doanh nghiệp

Tất cả kỹ năng

Liên kết website